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关于加强机构改革中档案管理工作的通知
发布日期:2015年11月06日        来源:长沙市档案局     字号:[ ]
 

 

 

关于加强机构改革中档案管理工作的通知

 

市直有关单位:

为切实做好机构改革过程中档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》等文件精神,现就机构改革过程中档案管理的有关事项通知如下:

一、统一思想、提高认识,把重视档案管理工作贯穿机构改革始终

档案作为各个单位历史活动和过程的真实记录,是备以查考的依据和凭证,是不可再生的宝贵资源。做好档案管理工作,确保档案完整安全是各部门各单位的重要职责。各级各单位要高度重视这次机构改革中档案管理和处置工作,将档案管理和处置工作纳入机构改革工作的总体部署,科学制定档案管理和处置工作方案。“撤”、“并”、“转”单位要明确专门机构和人员负责档案处理,按照相关规定做好档案的整理与移交工作,严格办理交接手续,任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移、丢失和销毁档案,凡违反规定造成档案损失的将严肃追究有关人员和领导的责任。新组建单位要及时明确档案管理机构和档案管理人员,建立健全档案管理工作制度,有序地开展档案管理工作。按照“三定”规定和新设立的内设机构,重新编制好本单位文件材料归档范围和保管期限表,并按有关规定报市档案局存档备查。

二、明晰职责、确保完整,妥善处理机构改革单位档案归属与流向

根据《档案法》及相关规定,机构改革单位档案处置工作要按照真实性、完整性、持续性的原则,以各单位在原机构变动前形成的档案(保管期限为永久和三十年以上)为一个整体进行处置,具体按以下规定执行:

(一)撤销、不再保留的机构,全部档案由原单位直接向市档案馆移交。

(二)原机构已撤销,其职能整体并入其它机构且在其它机构仍加挂原机构牌子或对外继续使用原机构名称的单位,已设立全宗号的单位档案由原单位直接向市档案馆移交,未设立全宗号的单位由市档案馆设立全宗号后直接向档案馆移交。

(三)由两个或两个以上的机构合并组建为一个新的机构,全部档案由原单位按原机构全宗直接向市档案馆移交,不得分散,新组建的单位所形成的档案按新单位名称另立全宗管理。

(四)机构保留,但职能与业务范围部分发生变动的单位,原全宗号继续保留,原有档案不得随职能调整而调整。

(五)机构保留,但隶属关系发生改变的单位,已设立全宗号的单位档案仍由原单位保管不变,未设立全宗号的单位档案原则上交原主管部门档案室,隶属关系发生改变后形成的档案按新的主管部门档案室规定移交。

(六)一个部门或单位的职能和内部机构分解到两个以上部门或单位,档案由继承其主要职能的部门或单位单列全宗保存,并同有关部门或单位商定该部分档案的共同利用及其他有关问题。

(七)组建的独立机构,自组建之后自行独立管理好档案。

机构变动部门和单位应根据上述规定,提出本部门或本单位档案归属与流向的意见,2015430日前报市档案局备案登记。

三、对照要求、规范整理,切实做好机构改革中的档案移交工作

凡涉及机构改革的单位,都要按照档案归属与流向的规定,做好档案的移交工作。

(一)移交内容。机构改革中凡属直接向市档案馆移交档案的单位,其移交的档案是指原机构存续时保管与形成的及机构改革过程中形成的全部档案资料,保管期限包括永久和定期三十年以上,档案种类包括存续中保管的文书档案及机构改革过程中形成的各项交接文件等文书档案、基建和科研等各种科技档案和专业等各种专门档案、死亡人员的人事档案、公务礼品档案、照片和印章等特殊载体档案,载体类型包括纸质载体及其对应的电子版本,资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、大事记、组织机构沿革等编研资料。

(二)整理要求。各移交单位要按有关标准对应移交档案进行系统整理、编目,并编制好移交清册,连同档案的电子版本目录向市档案馆移交。各类档案的整理规范及检索工具编制的要求如下:

1.文书档案。2000年以前的档案以卷为单位进行整理,2001年以后的档案按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)以件为单位进行整理。

2.科技档案。按照《科技档案案卷构成一般要求》(GB/T11822-2008)的要求进行整理。

3.专业档案。按照相关专业档案整理规范的要求进行整理。

4.公务礼品档案。按照《湖南省公务礼品档案管理规范(试行)》(湘档发[201116号)的要求进行整理。

5.特殊载体档案。不同的特殊载体档案要符合各自整理规范要求。例如:印章档案按照《印章档案整理规则》(DA/T40-2008)要求进行整理;照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)要求进行整理;电子档案按照《电子档案移交与接收办法》(档发[20127号)进行整理;实物档案可参照《湖南公务礼品档案管理规范(试行)》(湘档发[201116号)的要求进行整理。

6.检索工具的种类和要求。移交档案时,必须移交相应的纸质目录和电子目录各一式三份及全宗介绍。电子目录要求按照市档案馆提供的数据库模板生成,且录入项目必须符合各类档案纸质目录格式要求。有条件的单位可完成档案全文数字化,同步移交档案全文数据。各单位须按照《全宗指南编制规范》(DA/T1494)编写该单位的全宗介绍。

(三)移交要求。凡涉及机构改革的单位,要认真对照《中华人民共和国档案法》等法规及本通知的规定要求,年内完成移交工作。指定专门工作人员将已完成系统整理、检索工具编制的全部档案及电子目录数据,编制好移交清册,经主要负责人签字盖章后,向市档案馆或者本通知规定的单位档案室移交。

联系单位及电话:

长沙市档案局业务指导处:刘兴强  88668759

长沙市档案馆保管接待科:何文剑  88668762

 

长沙市档案局   

2015320 

 

 

 

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